连续出版物管理自动化系统

[拼音]:lianxu chubanwu guanli zidonghua xitong

[英文]:serials control system

用于管理以期刊为代表的各种连续出版物的计算机资料处理系统,简称期刊管理系统。因期刊出版情况复杂,动态性强,出版过程中常有刊名、出版者或出版周期变更以及停刊、复刊等情形,故管理方法较复杂繁琐。自动化系统可提高期刊管理的科学性和准确性,有利于文献资源的充分利用。

发展简史

20世纪40年代,西方一些图书馆开始用穿孔卡片管理期刊订购业务,建立了一批单元记录系统。60年代中期,期刊管理自动化发展迅速,许多图书馆纷纷利用计算机编制期刊目录或处理日常业务。60年代末70年代初,期刊管理开始迈入联机时代。80年代以后发展重点逐渐转向发展多使用者的小型机或微机管理系统和开发含有期刊管理功能的图书馆自动化整合系统。

功能

期刊管理系统通常具有期刊订购、验收登记、缺期催索、借阅管理、装订管理、编制目录、预订监控、票据管理、资金结算及列印统计报表等功能。

资料库

连续出版物管理自动化系统的资料库一般由主文件、验收文件、发行商文件、资金管理文件等组成。

(1)主文件是资料来源文件,提供各种连续出版物的最详细资料。每条记录通常含有编目资料(刊名、附注、主题等),订购资料(出版者或发行者名称及地址、发行商代号、订购或续订时间、订购状态、订价、帐号等),验收资料(出版周期、实际卷期、到馆时间、脱期或增合刊等异常情况、催索引数等),装订资料(装订形式及颜色、每册的期数、装订周期、装订时间等),典藏资料(入库的册号及期次、缺漏的期次、存放地点等),控制资料(识别代号、索取号、期刊程式码、记录型别等)。

(2)验收文件主要用于期刊验收作业,对发行过程中的异常情况进行监控,提供补缺催索资讯,向主文件输送新的记录或资料。

(3)发行商文件储存发行商名称、地址及其他有关资讯,用来监控其发行业务。

(4)资金管理文件储存资金往来资料,供列印各种统计报表。此外,还可视需要设立其他文件。

系统处理方式

早期的系统多采用批处理方式操作。目前使用的系统一般采用联机对话方式,或者联机与批处理相结合的方式,例如,订购、验收、资金结算、查询显示等采用联机处理,催索、目录生产、装订管理等可采用批处理或联机方式。

型别

到80年代末,已投入使用的期刊管理系统可分为4种类型:

(1)书目管理系统,如国际连续出版物资料系统(ISDS)、美国连续出版物资料转换计划(CONSER)等。

(2)独立的图书馆期刊管理系统,如华盛顿大学医学院期刊管理系统(PHILSOM)等。 ③含有期刊管理子系统的图书馆自动化整合系统,如联机图书馆中心(OCLC)、研究图书馆情报网路(RLIN)等。

(4)发行商提供的期刊订购与管理系统,如发行商 Faxon公司的联机期刊订购与管理系统(LINX)。

应用

期刊管理系统在欧美得到了较广泛的应用。据美国图书馆协会1988年调查,北美地区大多数图书馆的期刊编目工作,近半数的图书馆的期刊验收、催索、借阅与典藏管理、装订管理和资金结算等业务已实现计算机化。中国一些图书馆和出版发行机构也陆续开发出一批基于微机或小型机的期刊管理系统,并已投入使用。

著名系统介绍

(1)美国连续出版物资料转换计划(CONSER),开始于1975年,由美国图书馆资源理事会资助,旨在建立一个高质量的全国期刊编目记录资料库,并作为国际连续出版物资料系统(ISDS)的美国国家中心。由联机图书馆中心(OCLC)负责提供计算机管理系统和日常管理业务,美国国会图书馆和加拿大国家图书馆负责期刊记录鑑定工作,此外还有十几个图书馆和个别发行商参与此计划。参加馆在终端上通过编辑模组对OCLC资料库中现有期刊编目记录进行增、删、改,或输入原始编目记录。然后将记录副本送到指定馆鑑定。期刊记录一旦通过鑑定,便作为正式记录储存起来,只有负责鑑定的机构才有权更动。鑑定过的记录收入MARC-S磁带中,或以缩微平片形式发行。1986年该资料库已存有60万条记录。

(2)华盛顿大学医学院图书馆期刊管理系统(PHILSOM),开发于1962年。80年代末的PHILSOM Ⅳ可在网路环境下或以单机系统执行,还能与该大学的”书目检索与管理系统”(BACS)连线。计算机采用 DECPDP/11和VAⅩ小型机或IBM/PC机,应用程式用标准的 MUMPS语言编写。主要功能有期刊验收、缺期告警及催索、典藏资料更新、多途径检索以及生产期刊目录和各种报表等。有30多个图书馆使用该系统。

(3)发行商 Faxon公司1980年开发的联机期刊订购与管理系统(LINX),主机设在该公司总部(美国马萨诸塞州西屋市)。订户 (图书馆)可将自建的期刊验收文件存贮在系统中,通过终端办理订购、入藏登记、编目、检索及资金结算等业务。系统还包括有催索告警子系统和电子邮箱子系统。前者供订户随时浏览验收文件,发现要催索的期刊并列印相应的记录,然后由订户去催索或系统自动处理。后者是公司与订户的通讯设施,用于传送订购和催索资讯或询问其他问题。订户还可以查询该公司的文件(如期刊文件、 出版商文件、历史文件等),而且经过某种安排,订户之间也可以互相查阅对方的资料。80年代末已有 100多家使用者。

(4)中国科学院西文连续出版物联合目录系统,1987年由中国科学院文献情报中心等单位联合开发。系统收录有中国科学院下属114个图书馆的西文期刊13000种。含编目子系统和建库检索子系统,具有资料输入与整理、目录生产和联机检索等功能。

发展趋势

通讯与网路技术、光学储存与电子出版技术将对期刊管理产生重大影响。新一代系统将通过某种网路连线机制(如gateway)与其他资讯系统(如文摘索引机构、全文资料库、地方的期刊管理系统、公用联机目录、联合目录、借阅管理系统以及只读光碟等) 相连线,不断扩充套件和完善其功能。期刊管理水平将从书目级逐渐进入期刊文章级。

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